Art. 1
Die Stiftung Pro Helvetia (Pro Helvetia) wird nach den Grundsätzen der Transparenz, der Wertschätzung, des Vertrauens, der Gleichbehandlung, der Chancengleichheit und der Vielfalt geführt.
442.132.1
vom 22. Oktober 2020 (Stand am 1. Dezember 2020)
Der Stiftungsrat der Stiftung Pro Helvetia,
gestützt auf Artikel 34 Absatz 5 Buchstabe i des Kulturförderungsgesetzes
vom 11. Dezember 20091 (KFG),
beschliesst:
1 SR 442.1
Die Stiftung Pro Helvetia (Pro Helvetia) wird nach den Grundsätzen der Transparenz, der Wertschätzung, des Vertrauens, der Gleichbehandlung, der Chancengleichheit und der Vielfalt geführt.
1 Der Stiftungsrat ist das oberste Organ von Pro Helvetia.
2 Er wählt aus seiner Mitte die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten.
3 Er hat über die Aufgaben nach Artikel 34 Absatz 5 KFG hinaus folgende Aufgaben:
1 Der Stiftungsrat tritt auf Einladung der Präsidentin oder des Präsidenten so oft wie erforderlich zusammen, mindestens aber zwei Mal im Jahr.
2 Drei Mitglieder können eine Sitzung verlangen.
3 Die Einladung erfolgt zehn Tage vor der Sitzung. Sie enthält die Traktandenliste und die für die Entscheidungsfindung nötigen Unterlagen. In begründeten Fällen können Unterlagen nachgereicht werden.
4 Jedes Mitglied kann bis vierzehn Tage vor der Sitzung die Aufnahme eines Traktandums beantragen.
5 Der Stiftungsrat kann in der Regel nur über traktandierte Geschäfte beschliessen. Er kann mit einfachem Mehr aller Anwesenden auch über nicht traktandierte Geschäfte beschliessen, sofern diese dringlich sind.
6 Er ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Er entscheidet mit einfachem Mehr der Stimmenden. Bei Stimmengleichheit fällt die Präsidentin oder der Präsident den Stichentscheid.
7 Ist die Beschlussfähigkeit nicht gegeben, so beschliesst der Stiftungsrat unter Vorbehalt und teilt diese Beschlüsse den abwesenden Mitgliedern schriftlich mit. Diese Beschlüsse werden rechtskräftig, wenn von keinem der abwesenden Mitglieder innerhalb von zehn Tagen nach der Mitteilung ein Einwand vorgebracht wird. Wird ein Einwand vorgebracht, so ist das Geschäft neu zu behandeln.
8 Für dringliche Geschäfte kann die Präsidentin oder der Präsident die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg (Papier oder elektronische Kommunikation) anordnen. Der Beschluss gilt als gefasst, wenn die Mehrheit aller Mitglieder ihm zustimmt.
9 Ist die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg wegen Dringlichkeit des Anliegens nicht möglich, so kann sie ausnahmsweise durch Präsidialentscheid erfolgen. Die Präsidentin oder der Präsident informiert die übrigen Mitglieder unverzüglich. Dringlichkeit liegt vor, wenn Pro Helvetia bei verspäteter Vornahme des Geschäfts ein erheblicher Nachteil erwachsen würde.
1 Die Geschäftsleitung besteht aus der Direktorin oder dem Direktor, der stellvertretenden Direktorin oder dem stellvertretenden Direktor sowie den Leiterinnen und Leitern der Bereiche.
2 Die Direktorin oder der Direktor leitet die Geschäftsstelle.
3 Die Geschäftsleitung ist ein Kollektivorgan und trägt gemeinsam die Verantwortung für das operative Geschäft von Pro Helvetia.
4 Sie strebt bei ihren Entscheidungen Konsens an. Kommt ein solcher nicht zustande, wird der Entscheid mit einfachem Mehr getroffen.
Die Geschäftsleitung hat folgende Aufgaben:
Die Direktorin oder der Direktor hat über die Aufgaben nach Artikel 35 Absatz 3 KFG hinaus insbesondere die folgenden Aufgaben und Befugnisse:
1 Die Geschäftsstelle besteht aus sämtlichen Bereichen, die für die Umsetzung der Stiftungsaufgaben notwendig sind.
2 Die Bereiche und die von ihnen geführten Abteilungen sind im Organigramm festgelegt. Die Aussenstellen gelten organisatorisch als Abteilungen.
Die Bereiche erfüllen folgende Aufgaben:
1 Die Abteilungen einschliesslich der Aussenstellen bearbeiten die Geschäfte und erfüllen die Aufgaben, die ihnen zugewiesen sind, und beraten Dritte in fachlicher Hinsicht.
2 Sie entwickeln Förderungskonzepte und -massnahmen und sorgen für deren Verbreitung und Promotion.
3 Sie setzen bereichseigene Vorhaben wie Nachwuchsprojekte, Promotionsmassnahmen oder Coaching-Angebote um und sorgen für deren regelmässige Auswertung.
4 Sie entscheiden über Gesuche gemäss der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. Oktober 20204 sowie bei bereichseigenen Vorhaben im Rahmen der in der Kompetenzordnung definierten Befugnisse.
5 Betreffen Gesuche Regionen, in denen Pro Helvetia Aussenstellen betreibt, so findet vor dem Entscheid eine Absprache zwischen der betreffenden Aussenstelle und der fachlich zuständigen Abteilung der Geschäftsstelle statt.
6 Die Abteilungen halten die ihnen zugewiesenen Budgets ein.
7 Sie überprüfen die Einhaltung ihrer finanziellen Verpflichtungen sowie die Leistungserbringung durch die Beitragsempfängerinnen und Beitragsempfängern.
1 Die Fachkommission weist eine ausgewogene Vertretung der Tätigkeitsbereiche der Stiftung auf.
2 Die Mitglieder der Fachkommission verfügen über besondere Kenntnisse in ihren Fachgebieten und über ein kulturpolitisches Interesse.
3 Die Mitglieder des Stiftungsrates dürfen nicht Mitglieder der Fachkommission sein.
4 Der Stiftungsrat kann Mitglieder der Fachkommission aus wichtigen Gründen abberufen, namentlich bei wiederholten Interessenskonflikten, unverhältnismässig häufigen Abwesenheiten oder rufschädigendem Verhalten.
5 Die Fachkommission bestimmt aus ihrem Kreis eine Vizepräsidentin oder einen Vizepräsidenten.
1 Die Fachkommission begutachtet folgende Gesuche und stellt dazu Antrag an die Direktorin oder den Direktor:
2 Die Abteilungen können einzelne Mitglieder zur inhaltlichen Beratung bei Fachfragen beiziehen.
3 Die Fachkommission trifft sich auf Einladung der Geschäftsleitung einmal jährlich zum Austausch mit den einzelnen Abteilungen. Zu diesem Zweck bestimmt sie jeweils Delegationen von höchstens fünf Mitgliedern pro Abteilung.
4 Die Präsidentin oder der Präsident erstattet dem Stiftungsrat einmal jährlich einen schriftlichen Bericht über die Aufgabenerfüllung der Fachkommission.
1 Die Fachkommission kann für die Begutachtung von Gesuchen Delegationen von höchstens fünf Mitgliedern festlegen, die stellvertretend die Aufgaben wahrnehmen.
2 Sie tagt mindestens vier Mal jährlich. Die Einladung erfolgt zehn Tage vor der Sitzung. Sie enthält die Traktandenliste und die für eine Begutachtung nötigen Unterlagen.
3 Die Fachkommission und ihre Delegationen sind beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend ist. Sie entscheiden jeweils mit einfachem Mehr der Anwesenden. Bei Stimmengleichheit fällt die Präsidentin oder der Präsident beziehungsweise die oder der Vorsitzende der Delegation den Stichentscheid.
4 Für dringliche Geschäfte kann die Präsidentin oder der Präsident die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg anordnen. Der Beschluss gilt als gefasst, wenn die Mehrheit aller Mitglieder ihm zustimmt.
1 Die Geschäftsleitung kann dem Stiftungsrat Antrag auf Bildung einer Jury stellen. Jurys werden insbesondere für selektive Beurteilungsprozesse gebildet, bei denen seitens der Geschäftsstelle die benötigte Fachexpertise nicht ausreichend vorhanden ist, oder zur Begutachtung von Gesuchen und Vorhaben, bei denen eine unabhängige Aussensicht von externen Fachpersonen angezeigt ist.
2 Eine Jury besteht aus mindestens drei Personen. Die Mitglieder müssen Expertinnen und Experten sein. Sie dürfen nicht Mitglieder des Stiftungsrates, können aber Mitglieder der Fachkommission sein. Ihre Amtsdauer ist auf vier Jahre befristet.
3 Die Jury wählt aus ihrer Mitte die Präsidentin oder den Präsidenten.
4 Der Stiftungsrat kann Jurymitglieder aus wichtigen Gründen abberufen, namentlich bei wiederholten Interessenskonflikten, unverhältnismässig häufigen Abwesenheiten oder rufschädigendem Verhalten.
1 Eine Jury begutachtet die ihr vorgelegten Gesuche und Vorhaben und stellt Antrag an die Direktorin oder den Direktor.
2 Die Einladung zu Sitzungen erfolgt spätestens zehn Tage vor der Sitzung. Sie enthält die Traktandenliste sowie die für einen Beschluss nötigen Unterlagen.
3 Die Jury ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend ist. Sie entscheidet mit einfachem Mehr der Anwesenden. Bei Stimmengleichheit hat die Präsidentin oder der Präsident den Stichentscheid.
1 Externe Expertinnen und Experten werden für vier Jahre gewählt und können einmal wiedergewählt werden.
2 Sie dürfen nicht Mitglied des Stiftungsrates sein.
3 Der Stiftungsrat kann Expertinnen und Experten aus wichtigen Gründen abberufen.
4 Die Expertinnen und Experten beraten die Bereiche auf deren Wunsch bei ihren Entscheiden.
1 Die Geschäftsstelle sorgt für die administrativen und organisatorischen Belange der Fachkommission und der Jurys.
2 Sie sorgt für die Einhaltung eines korrekten Entscheidungsverfahrens.
Für die Mitarbeitenden der Geschäftsstelle, die Mitglieder des Stiftungsrates und der Fachkommission, die Expertinnen und Experten und die Mitglieder von Jurys gelten die Befangenheits- und Ausstandsregeln nach Artikel 10 des Verwaltungsverfahrensgesetzes vom 20. Dezember 19685.
Bei Abwesenheit der entscheidbefugten Person ist die Stellvertreterin oder der Stellvertreter entscheidbefugt.
Alle Entscheide werden in Kollektivunterschrift zu zweien unterzeichnet.
1 Die Sitzungen des Stiftungsrates, der Geschäftsleitung, der Bereiche sowie der Fachkommission und der Jurys werden protokolliert.
2 Jede Sitzungsteilnehmerin und jeder Sitzungsteilnehmer kann verlangen, dass ein bestimmtes Votum unter ihrem oder seinem Namen protokolliert wird.
3 Die Sitzungsleiterin oder der Sitzungsleiter und die Person, die das Protokoll erstellt, unterzeichnen dieses.
4 Die Protokolle von Sitzungen des Stiftungsrates und der Fachkommission werden dem entsprechenden Gremium zur Genehmigung unterbreitet.
Die Geschäftsordnung der Stiftung Pro Helvetia vom 23. November 20117 wird aufgehoben.
7 [AS 2011 5875]
Diese Geschäftsordnung tritt am 1. Dezember 2020 in Kraft.