Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des automatisierten Datenbearbeitungssystems (System) des Sprachdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Sprachdienst EDA).

Das System dient dem Sprachdienst EDA zur:

a.

Entgegennahme und Lieferung von Aufträgen für Sprachdienstleistungen von Kundinnen und Kunden (Art. 5 Abs. 1 Bst. a) über das Online-Portal;

b.

Erfassung und Verwaltung von Aufträgen;

c.

Zuteilung von Aufträgen an interne und externe Übersetzerinnen und Übersetzer;

d.

Ressourcenverwaltung;

e.

Erstellung von Statistiken und Berichten;

f.

Auftragsüberwachung;

g.

Nachvollziehbarkeit der Auftragserteilung und -bearbeitung.

Der Sprachdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

Das System besteht aus einer Datenbank mit je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb des EDA und von ausserhalb des EDA.

¹ Das System enthält Daten von folgenden Personen:

a.

Angestellten des EDA, die Sprachdienstleistungen in Auftrag geben (Kundinnen und Kunden);

b.

Angestellten des Sprachdienstes EDA;

c.

mandatierten externen Übersetzerinnen und Übersetzern.

² Die Daten sind im Anhang aufgeführt.

¹ Für die Kundinnen und Kunden und die Angestellten des Sprachdienstes EDA stammen die E-Mail-Adresse sowie die Angaben zur Organisationseinheit aus dem vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation betriebenen zentralen Identitätsspeicher nach Artikel 13 Absätze 1 und 4 der Verordnung vom 19. Oktober 2016³ über Identitätsverwaltungs-Systeme und Verzeichnisdienste des Bundes. Diese Daten können nicht verändert werden. Die Angaben zum Einsatz der Angestellten des Sprachdienstes EDA werden durch den Sprachdienst EDA erfasst.

² Für die externen Übersetzerinnen und Übersetzer erfolgt die Erfassung der E‑Mail-Adresse sowie der Angaben zum Einsatz durch den Sprachdienst EDA.

³ Die weiteren Daten werden von den Betroffenen selber erfasst; sie können diese jederzeit bearbeiten.

⁴ Die weiteren Bearbeitungsrechte sind im Anhang aufgeführt.

⁵ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

⁶ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Im System können alle Dokumente zu erfassten Aufträgen gespeichert werden.

¹ Die Daten werden unter Vorbehalt von Absatz 2 zwölf Monate nach dem letzten Zugriff vernichtet.

² Die folgenden Daten werden zehn Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet:

a.

Name;

b.

Vorname;

c.

zweiter Vorname;

d.

E-Mail-Adresse (Login-Name);

e.

Angaben zur Organisationseinheit;

f.

Firmenname.

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört dem Sprachdienst EDA an.

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

¹ Der Sprachdienst EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Der Sprachdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

¹ Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden längstens ein Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.⁴

Diese Verordnung tritt am 1. August 2018 in Kraft.