¹ Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern sowie von Angestellten und ehemaligen Angestellten der Bundesverwaltung nach Artikel 1 Absatz 1 der Bundespersonalverordnung vom 3. Juli 2001³, mit Ausnahme des ETH-Bereichs, sowie von:

a.

dem Obligationenrecht⁴ unterstelltem Personal (Art. 6 Abs. 5 und 6 BPG);

b.

im Ausland privatrechtlich angestelltem und nicht versetzbarem Personal des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA);

c.

lernenden Personen, die dem Berufsbildungsgesetz vom 13. Dezember 2002⁵ unterstehen;

d.

Personal nach der Verordnung vom 2. Dezember 2005⁶ über das Personal für die Friedensförderung, die Stärkung der Menschenrechte und die humanitäre Hilfe.

² Das 4. Kapitel dieser Verordnung gilt zusätzlich für Personen, die mit der Bundesverwaltung in einem Auftragsverhältnis oder in einem Personalverleihverhältnis stehen, sowie für Honorarkonsulinnen und Honorarkonsule.

³ Diese Verordnung gilt nicht, soweit das Bundesgesetz vom 3. Oktober 2008⁷ über die militärischen Informationssysteme und die Verordnung vom 16. Dezember 2009⁸ über die militärischen Informationssysteme Regelungen enthalten über die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern oder von Angestellten und ehemaligen Angestellten des Eidgenössischen Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS).

Vor der Einführung oder der Änderung eines Informationssystems oder einer Datensammlung werden die Angestellten informiert.

Die Angestellten können die Datenschutzberaterinnen und -berater ihrer Verwaltungseinheit oder ihres Departements um Beratung angehen.

¹ Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.

² Für die Informationssysteme nach dieser Verordnung kann das Eidgenössische Personalamt (EPA) Weisungen erlassen. Diese regeln namentlich die organisatorischen und die technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

³ Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die Vorgesetzten der Verwaltungseinheiten treffen in ihrem Bereich die angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen zur Sicherung der Personendaten.

¹ Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht beim jeweiligen Personaldienst, bei der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB) sowie beim ärztlichen Dienst geltend machen. Vorbehalten bleiben die Artikel 15, 27 und 60.

² Unrichtige Daten sind von Amtes wegen zu berichtigen.

¹ Die Amtsdirektorinnen und Amtsdirektoren sind verantwortlich für die vorgängige Information der Angestellten, deren Daten im Zusammenhang mit der beruf­lichen Tätigkeit im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett veröffentlicht werden sollen.

² Die Information umfasst die vorgesehene Publikationsform und den Hinweis, dass Angestellte, die mit der Veröffentlichung nicht einverstanden sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können.

³ Die Veröffentlichung besonders schützenswerter Personendaten bedarf der schriftlichen Einwilligung der betroffenen Person.

¹ An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, an Bank- und Kreditinsti­tute oder an Vermieterinnen und Vermieter, dürfen Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person weitergegeben werden. Wer Daten weitergibt, muss überprüfen, ob eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

² Die Einwilligung der betroffenen Person gilt als gegeben, wenn sie eine andere Person als Referenzperson für die Auskunfts­erteilung bezeichnet hat.

³ Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage notwendigen Informationen.

⁴ Die Bestimmungen dieses Artikels gelten auch für Angestellte, die innerhalb der Bundesverwaltung die Verwaltungseinheit wechseln. Artikel 35 bleibt vorbehalten.

¹ Bewerberinnen und Bewerber können ihr Bewerbungsdossier in Papierform oder in elektronischer Form einreichen.

² Die Verwaltungseinheiten können in Papierform eingereichte Bewerbungsdossiers einlesen.

¹ Das Bewerbungsdossier kann besonders schützenswerte Personendaten und Persönlichkeitsprofile ent­halten, insbesondere im Lebenslauf.

² Es kann insbesondere die in Anhang 1 aufgeführten Daten enthalten.

¹ Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die für die Auswahl verantwortlichen Personen bearbeiten die Daten der Bewerbungsdossiers in ihrem Bereich, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

² Am Ende des Bewerbungsverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und Bewerber, die angestellt werden, in das Personaldossier (Art. 19–23) und in das Informationssystem für das Personaldatenmanagement (Art. 30–38) über­tragen.

³ Den abgewiesenen Bewerberinnen und Bewerbern werden die in Papierform eingereichten Bewerbungsdossiers zurückgesendet. Die übrigen Daten werden, mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens, spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet. Besondere Vereinbarungen mit den Bewerberinnen und Bewerbern bleiben vorbe­halten. Die Aufbewahrungsfrist eines Dossiers kann verlängert werden, wenn dieses für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März 1995⁹ benötigt wird.

¹ Für folgende Abklärungen ist das ausdrückliche Einverständnis der Bewerberinnen und Bewerber erforder­lich:

a.

die Durchführung von Persönlichkeitstests;

b.

das Einholen von Referenzen;

c.

das Einholen von grafologischen Gutachten.

² Die Bewerberinnen und Bewerber müssen vor der Durchführung von Persönlichkeitstests informiert werden über:

a.

den Zweck der Tests;

b.

die Verwendung der Testergebnisse; und

c.

den Perso­nenkreis, der über die Testergebnisse informiert wird.

Das Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Informationssystem E‑Rekrutierung) dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess zu vereinfachen.

¹ Das Informationssystem E-Rekrutierung besteht aus den Komponenten E-Disposi­tionsanwendung und Bewerbungsmanagement.

² Mit der E-Dispositionsanwendung werden die Stelleninserate erstellt und publiziert.

³ Im Bewerbungsmanagement werden auszuschreibende Stellen mit den notwen­digen Informationen erfasst und die Daten der Bewerberinnen und Bewerber bearbeitet.

¹ Die im Departement verantwortliche Person erteilt auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte.

² Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal erteilen im Einzelfall den für die Auswahl verantwortlichen Personen die Zugriffsrechte.

Bei einer elektronischen Bewerbung kann die Bewerberin oder der Bewerber das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht im Informationssystem E-Rekrutie­rung selber wahrnehmen.

¹ Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem E-Rekrutierung werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während eines Jahres vom EPA aufbewahrt.

³ Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

¹ Das EPA ist für das Informationssystem E-Rekrutierung verantwortlich.

² Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal.

Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal vernichten die Daten des Informationssystems E-Rekrutierung spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Vorbehalten bleibt Artikel 10 Absätze 2 und 3.

¹ Das Personaldossier kann folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten ent­halten:

a.

Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen;

b.

Informationen aus den Bewerbungsunterlagen;

c.

Daten über die Gesundheit in Bezug auf das Arbeitsverhältnis, insbesondere Arztzeugnisse sowie Absenzen infolge von Krankheit und Unfall, Berichte des ärztlichen Dienstes, Eignungsbeurteilungen und Daten des Case Management;

d.

Angaben zu Leistungen, Kompetenzen und Potenzial;

e.

Arbeitszeugnisse;

f.

Verfahrensakten und Entscheide von Behörden, insbesondere Lohnpfändungen, Verfügungen der Fachstelle für Personen­sicherheitsprüfungen, Auszüge aus Gerichtsurteilen zwecks Festlegung der Anspruchsberechtigung für Familienzulagen, Akten betreffend Streitigkeiten aus dem Arbeitsverhältnis sowie Akten betreffend Disziplinaruntersuchungen;

g.

Meldungen an die die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die Invalidenversicherung (IV), die Erwerbsersatzordnung (EO), die Familienzulagen, die Arbeitslosenversicherung, die SUVA oder eine andere Unfallversicherung, die Publica und die Militärversicherung (Sozialversicherungen) und Entscheide dieser Versicherungen;

h.

für versetzungspflichtige und für im Ausland eingesetzte Angestellte des EDA und ihre Angehörigen: Religionszugehörigkeit und Gesundheitsdaten.

² Die im Personaldossier enthaltenen Daten sind in Anhang 2 aufgeführt.

Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die verantwort­lichen Vorgesetzten bearbeiten die Daten der Personaldossiers, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Die Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Schutz der Daten; vorbehalten ist die Verantwortung der Departemente, deren Fachdienstleistungszentren Personal Zugriff auf die Personaldossiers haben.

Tritt eine angestellte Person in eine andere Verwaltungseinheit über, so wird das Personaldossier nicht an die neue Verwaltungseinheit übergeben. Jede Abweichung wird mit der angestellten Person vereinbart.

¹ Die Daten des Personaldossiers werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses während zehn Jahren aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

² Die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen werden während fünf Jahren aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

³ Die Leistungsbeurteilungen und die Entscheide, die auf einer Beurteilung beruhen, werden während fünf Jahren aufbewahrt. Sie können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

Das Informationssystem für die Personaldossiers (Informationssystem E‑Per­sonaldossier) dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Personendaten der Angestellten.

Nicht besonders schützenswerte Daten können aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement übernommen werden.

¹ Die im Departement verantwortlichen Personen erteilen auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte.

² Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal können den Vorgesetzten bei Bedarf ein Zugriffsrecht erteilen.

Die Personaldienste gewähren den Angestellten, die Einsicht in ihr Personaldossier verlangen, einen Zugriff auf ihre Daten im Informationssystem E-Personaldossier.

¹ Die Zugriffe und Änderungen im Informationssystem E-Personaldossier werden laufend proto­kolliert.

² Die Protokolle werden während eines Jahres vom EPA aufbewahrt.

³ Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

¹ Das EPA ist für das Informationssystem E-Personaldossier verantwortlich.

² Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal. Die verantwortlichen Stellen sorgen für die Richtigkeit der Daten.

Die in den Dossiers der PSB enthaltenen Daten sind in Anhang 6 aufgeführt.

¹ Die Daten der Dossiers werden nach Fallabschluss bei der PSB aufbewahrt.

² Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre:

a.

bei Beratungen und bei der Unterstützung in den Bereichen Arbeit, Soziales, Gesundheit und Finanzen;

b.

bei der Fallführung (Case Management).

³ Sie beträgt zehn Jahre:

a.

bei Beratungen und bei der Unterstützung im Bereich Einkommensverwaltung sowie bei Schuldenregulierungen;

b.

bei Entscheiden über Leistungsgesuche nach der Verordnung vom 18. Dezember 2002¹⁸ über den Unterstützungsfonds für das Bundespersonal;

c.

bei Mittelzuteilungen für die berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen in die Bundesverwaltung.

⁴ Die Anträge um Mittelzuteilung nach Absatz 3 Buchstabe c werden beim EPA nach Abschluss der Mittelzuteilung während zehn Jahren aufbewahrt.

⁵ Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

Das Informationssystem der PSB dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Daten der Personen, die an sie gelangen.

Die PSB erteilt im Einzelfall den Personen und den Stellen nach Artikel 27d Absatz 4 BPG ein zeitlich und inhaltlich beschränktes Zugriffsrecht.

¹ Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem der PSB werden laufend proto­kolliert.

² Die Protokolle werden während eines Jahres aufbewahrt.

³ Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

Die PSB ist für das Informationssystem der PSB verantwortlich.

Die medizinischen Akten können insbesondere die in Anhang 7 aufgeführten Daten enthalten.

Ist der ärztliche Dienst der Ansicht, die Angaben in den medizinischen Akten könn­ten der angestellten Person schaden, so kann er die darin enthaltenen Daten einer von ihr bezeichneten Vertrauensärztin oder einem von ihr bezeichneten Vertrauensarzt mitteilen.

¹ Dem Personaldienst wird nur die Schlussfolgerung aus ärztlichen Feststellungen des ärztlichen Dienstes weitergegeben. Der Inhalt der medizinischen Akten wird dem Personaldienst oder Dritten nur dann weitergegeben, wenn die betroffene Person ihre schriftliche Einwilligung erteilt hat.

² Erteilt die betroffene Person keine Einwilligung, so ist der Rechtsdienst des EPA die nach Artikel 28 Absatz 3 BPG für die Ermächtigung zur Weitergabe von Gesundheitsdaten und medizinischen Akten zuständige Stelle.

¹ Die medizinischen Akten der Bewerberinnen und Bewerber sowie der Angestellten werden beim ärztlichen Dienst aufbewahrt.

² Die medizinischen Akten der Angestellten werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses während 40 Jahren aufbewahrt.

³ Die medizinischen Akten der Bewerberinnen und Bewerber, die nicht angestellt wurden, werden höchstens zehn Jahre aufbewahrt.

⁴ Die Verwaltungseinheiten informieren den ärztlichen Dienst über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Angestellten und über die Nichtanstellung von Bewerberinnen und Bewerbern.

⁵ Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

Das Informationssystem des ärztlichen Dienstes dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Akten der Angestellten sowie der Bewerberinnen und Bewerber.

Der ärztliche Dienst erteilt im Einzelfall seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach ihrer Funktion und Rolle in der Applikation ein zeitlich und inhaltlich beschränktes Zugriffsrecht.

¹ Die Zugriffe und Änderungen im Informationssystem des ärztlichen Dienstes werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während eines Jahres aufbewahrt.

³ Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle ausgewertet werden.

Der ärztliche Dienst ist für das Informationssystem des ärztlichen Dienstes verantwortlich.