Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 2 Zweck des Informationssystems
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
- a.
- die Führung des Auslandschweizerregisters;
- b.
- die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
- c.
- die Verwaltung und den Versand von Publikationen;
- d.
- die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;
- e
- die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;
- f.
- die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19464 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19615 über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.
Art. 3 Verantwortung
Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.
Art. 4 Struktur
Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.
2. Abschnitt: Datenbearbeitung
Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen
1 Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
- a.
- Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;
- b.
- Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;
- c.
- Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;
- d.
- ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
- e.
- Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.
2 Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten
1 Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
1bis Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.6
1ter Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs7) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.8
2 Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19479 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.10
3 Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
6 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
8 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
10 Fassung gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 (AS 2021 800).
Art. 7 Bearbeitungsrechte
1 Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
2 Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.11
3 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
- a.
- die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;
- b.
- die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;
- c.
- das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;
- d.
- das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;
- e.
- die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;
- f.
- die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer12.
4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
5 Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.13
11 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
12 Ausdruck gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 (AS 2021 800). Diese Änd. wurde in den in der AS genannten Bestimmungen vorgenommen.
13 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
Art. 8 Bekanntgabe von Daten
1 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
2 Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
- a.
- dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 199314 und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 200715;
- b.
- der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;
- c.
- der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.
3 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
4 Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.16
16 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
Art. 8a17 Bearbeitung von Dokumenten
Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.
17 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
Art. 9 Vernichtung von Daten18
1 Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:19
- a.
- abgemeldet;
- b.
- gestorben;
- c.
- tot geboren;
- d.
- Tod ohne Todesurkunde;
- e.
- verschollen.
2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
18 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
19 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
2 Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
Art. 1220 Schnittstellen
1 Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.
2 Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.
3 Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 202121 über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.
4 Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.
20 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
4. Abschnitt: Datensicherheit
Art. 13 Sorgfaltspflichten
1 Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 14 Datensicherheit
1 Die Informationssicherheit richtet sich nach:22
- a.23
- der Datenschutzverordnung vom 31. August 202224;
- b.25
- der Informationssicherheitsverordnung vom
- c.27
- …
2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
22 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 12 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 (AS 2023 735).
23 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
25 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 12 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 (AS 2023 735).
27 Aufgehoben durch Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit 1. April 2021 (AS 2021 132).
Art. 15 Protokollierung
1 Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
2 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.28
28 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
5. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses
Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 200429 wird aufgehoben.
29 [AS 2004 2997; 2007 6719 Anhang Ziff. 4; 2012 337 Art. 19]
Art. 17 Änderung anderer Erlasse
Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:
…30
30 Die Änderungen können unter AS 2016 2933 konsultiert werden.
Art. 18 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.