1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS

¹ Das IVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen.

² Dazu schafft es die Möglichkeit, dass:

a.: die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP-Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online ausfüllen;
b.: die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag gehörende Verbalnote übermitteln;
c.: die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können;
d.: die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können;
e.: die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden können.

Art. 3 Verantwortliche Behörde

Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Personen

Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.

Art. 5 Bearbeitete Daten

Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet:

a

von den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5:

1.: Vor- und Nachname sowie Titel,
2.: Grund des Besuchs,
3.: Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,
4.: bei offiziellen Besuchen die einladende Stelle oder Person,
5.: Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung;

b.

von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6:

1.: Vor- und Nachname sowie Passnummer,
2.: Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,
3.: Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie Munition),
4.: Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.

Art. 6 Dokumente

Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

¹ Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht bewilligt oder abgelehnt ist.

² Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

³ Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten.

⁴ Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS einsehen (Leserecht):

a.: das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Personen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen;
b.: die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service;
c.: das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbewilligungen (Diplomatic clearances);
d.: die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevanter Informationen;
e.: das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen für Bodyguards;
f.: das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten.

⁵ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.

3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit

Art. 10 Sorgfaltspflichten

¹ Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 11 Datensicherheit

¹ Die Daten- und Informatiksicherheit richtet sich nach der Verordnung vom 14. Juni 1993² zum Bundesgesetz über den Datenschutz, der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 2011³ sowie den Weisungen des Bundesrates vom 1. Juli 2015⁴ über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung.

² Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

² SR