1 Anmeldungen und Belege sind während 30 Jahren nach der Eintragung in das Tagesregister aufzubewahren. Die Statuten von Rechtseinheiten und die Stiftungsurkunden müssen jedoch immer in einer aktuellen Form vorliegen.
2 Wird eine Rechtseinheit im Handelsregister gelöscht, so dürfen die Anmeldungen, Belege und allfällige Mitgliederverzeichnisse zehn Jahre nach der Löschung vernichtet werden.
3 Auf den Anmeldungen und Belegen müssen das Datum und die Nummer der Eintragung ins Tagesregister vermerkt werden.
4 Die mit Eintragungen zusammenhängenden Korrespondenzen sind zehn Jahre aufzubewahren.
5 Schreibt das Gesetz oder die Verordnung vor, dass beim Handelsregisteramt Unterlagen zu hinterlegen sind, die nicht als Belege gelten, so sind sie mit der Unternehmens-Identifikationsnummer der betreffenden Rechtseinheit zu versehen und mit deren Belegen aufzubewahren.
6 Anmeldungen, Belege oder sonstige Dokumente in Papierform können zwecks Aufbewahrung vom Handelsregisteramt elektronisch eingelesen und nach der EÖBV175, insbesondere nach deren Artikel 13, beglaubigt werden. Gebundene Papierdokumente dürfen zertrennt werden, um sie elektronisch einzulesen. Die Originale auf Papier können vernichtet werden, sofern das kantonale Recht dies nicht ausschliesst.176
7 Anmeldungen, Belege oder sonstige Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen nicht gelöscht werden. Sie müssen durch das Handelsregisteramt so aufbewahrt werden, dass die Daten nicht mehr verändert werden können.177