1 Jede ETH betreibt für die Verwaltung der Daten der Studienanwärter, Studierenden, Doktoranden und Hörer ein Informationssystem, in welchem auch besonders schützenswerte Personendaten und Persönlichkeitsprofile bearbeitet werden können.
2 Die Informationssysteme dienen:
- a.
- der Zulassung der Studienanwärter zum Studium und zur Immatrikulation;
- b.
- der Identifizierung der Studierenden und der Kontrolle des Studienfortschritts;
- c.
- der Bescheinigung von Studienleistungen, der Ausstellung von Diplomen und der Erteilung von akademischen Titeln;
- d.
- der Erbringung studienbezogener Leistungen;
- e.
- der Planung sowie der Erstellung von Statistiken.
3 In den Informationssystemen werden insbesondere Daten zur Person, zur Immatrikulation, zum Studienfach, zum Studienverlauf, zu Prüfungsergebnissen, Studienleistungen (credits), Diplomen und akademischen Titeln, zu Stipendien und bezahlten Gebühren sowie zu Disziplinar- und anderen Verwaltungsverfahren bearbeitet.
4 Die Daten können ausschliesslich elektronisch verwaltet werden. In diesem Fall werden Dokumente in Papierform nach deren Eingabe in das Informationssystem zurückgegeben oder vernichtet.
5 Die in den Informationssystemen enthaltenen Daten können, soweit es zur Erfüllung der unter Absatz 2 genannten Aufgaben notwendig ist, durch ein Abrufverfahren bekannt gegeben werden. Die Bekanntgabe besonders schützenswerter Daten und von Persönlichkeitsprofilen durch ein Abrufverfahren ist nur an die für die Studienadministration zuständigen Stellen innerhalb jeder ETH gestattet.
6 Die ETH erlassen Ausführungsbestimmungen über:
- a.
- die in den Informationssystemen enthaltenen Daten;
- b.
- die Bearbeitung der Daten, insbesondere die Beschaffung, Aufbewahrung, Bekanntgabe, Archivierung und Vernichtung;
- c.
- die Nutzung der Daten;
- d.
- die Berechtigungen zur Datenbearbeitung;
- e.
- die Zugriffsberechtigungen innerhalb der ETH;
- f.
- die Bekanntgabe von nicht besonders schützenswerten Daten aus den Informationssystemen an Organisationen und Personen ausserhalb der ETH im Abrufverfahren.